Oficinas de design: exemplos práticos em projetos de tecnologia

Já explicamos aqui no Blog da Caiena sobre a importância das oficinas de design em projetos de tecnologia para a resolução de desafios complexos. Isso se aplica a diferentes cenários, por isso utilizamos muito as oficinas por aqui, principalmente quando realizamos o SEED - Sistema de Entendimento, Estratégia e Design, metodologia criada por nós para encontrar soluções de acordo com cada contexto.

Agora, vamos continuar o assunto falando sobre a aplicação das oficinas de design na prática. Para essa nova conversa, escolhemos dois exemplos baseados em projetos de tecnologia da Caiena em que isso fez grande diferença. 

O primeiro exemplo é o SME Data Framework, consultoria realizada para o Governo de Moçambique e o Banco Mundial, contado pelo Daniel Lucas, nosso especialista em design estratégico. Em seguida, falamos sobre algumas das oficinas do Ceará Transparente, que possibilitaram compreender profundamente a relação entre a população do Ceará e a gestão do Estado para criar um sistema com ferramentas eficazes para a boa comunicação entre ambos, estimulando a transparência e o controle social.

‍“Oficina de design é a de uma atividade colaborativa, em que o foco é encontrar uma solução por meio das ferramentas e metodologias de design. Essa prática atende necessidades como a ideação e remodelagem de produtos ou serviços, mapeamentos e melhorias em jornadas de usuários, ou para a definição de estratégias”.

^{Daniel Lucas, especialista em design estratégico da Caiena.}

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• ‍Exemplos de oficinas de design
  
  • SME Data Framework
  • Ceará Transparente
• Conheça as oficinas de design da Caiena

A experiência da Caiena como consultoria de tecnologia e design com mais de 20 anos de história nos trouxe inúmeros projetos em que realizamos oficinas de design. 

É assim que conseguimos tirar boas ideias do papel, seja na gestão pública, na iniciativa privada ou no terceiro setor. Acreditamos que as oficinas de design contribuem com a avaliação dos prós e contras da implementação de inovações, para assim alcançar os objetivos desejados.

A Caiena realizou a consultoria para o design de um framework para uma base de dados de micro, pequenas e médias empresas (PMEs) de Moçambique: o SME Data Framework. A iniciativa faz parte do projeto "Economic Linkages for Diversification” (“Vínculos econômicos para diversificação”, em tradução livre), do Ministério da Economia de Moçambique com financiamento do Banco Mundial.

O especialista em design estratégico da Caiena, Daniel Lucas, participou ativamente do SME Data Framework e afirma que as oficinas de design foram essenciais na fase de entendimento do contexto.

"O problema parecia simples: desenvolver uma base de dados. No entanto, o que descobrimos rapidamente foi que essa não era uma questão meramente técnica, mas sim um complexo desafio que envolvia múltiplos stakeholders, a necessidade de integração de dados de diferentes fontes governamentais e, crucialmente, limitações tecnológicas e de governança de dados existentes", lembra Daniel.

A partir desse entendimento, a equipe da Caiena organizou diversas oficinas de design para promover a exploração colaborativa e multifacetada do ecossistema de dados de Moçambique. "Reunimos representantes do Ministério da Economia e Finanças, de agências governamentais que detinham dados de PMEs, de associações empresariais e até mesmo de PMEs moçambicanas. O objetivo era mapear a disponibilidade e o fluxo de dados existentes, compreender os desafios na coleta e consolidação dessas informações e, mais importante, identificar as necessidades e expectativas de cada parte envolvida em relação a uma base de dados centralizada", conta o especialista.

Entre as dinâmicas realizadas, Daniel destaca as sessões de "Mapeamento de Stakeholders e Seus Interesses", nas quais cada grupo apresentava sua perspectiva sobre o uso e a necessidade de dados sobre PMEs. “Utilizamos também a técnica de ‘Fluxo de Dados e Pontos de Dor’ para construir um grande painel que representasse como os dados eram atualmente coletados, processados e compartilhados em suas respectivas entidades, destacando os gargalos e as ineficiências”.

De acordo com Daniel, sem as oficinas de design, a equipe da Caiena não teria chegado a um entendimento abrangente da complexidade de dados e dos processos existentes de Moçambique. “Com o mapeamento colaborativo, todos os envolvidos enxergaram a interconexão das informações e as lacunas existentes. O quadro completo da situação atual serviu como uma base sólida para a concepção de um framework de dados que fosse não apenas tecnicamente viável, mas também alinhado às necessidades estratégicas e operacionais do país”. Mais detalhes sobre essa experiência foram compartilhados aqui no Blog da Caiena!

As oficinas de design que aconteceram durante o projeto Ceará Transparente também foram decisivas para a elaboração desse projeto de tecnologia. Nas atividades, os cidadãos e servidores do Estado do Ceará tiveram a oportunidade de compartilhar suas opiniões e experiências no uso das soluções de ouvidoria, transparência e acesso à informação de forma ativa, contribuindo com suas visões para o desenvolvimento do portal. 

A primeira oficina de design realizada no Ceará Transparente tinha como objetivo conhecer e apontar melhorias no plano de trabalho do projeto. Ela funcionou como uma revisão de uma lista de tarefas, em que os participantes buscavam entender tudo o que tinha para ser feito, organizar a sequência em que cada tarefa aconteceria de acordo com a sua importância naquele contexto e, se necessário, retirar ou adicionar novos itens. 

Em uma das oficinas, os servidores públicos foram reunidos em grupos, e exploraram as fontes de dados, premissas e diretrizes que seriam utilizadas para o desenvolvimento da coleta de dados do projeto. Ainda na ocasião, foram apresentadas fontes de dados secundárias que permitem o levantamento de informações sobre tendências no Brasil e no mundo referentes à ouvidoria, acesso à informação e transparência. Essa articulação ajustou o projeto às expectativas da Caiena e da Controladoria e Ouvidoria Geral do Estado (CGE), e foi o primeiro passo para estabelecer um relacionamento de confiança com os cidadãos que usariam o sistema.

Durante o Ceará Transparente, também aconteceu a oficina de design "Os Cidadãos Primeiro", que contou com a participação de profissionais de diferentes secretarias, órgãos, autarquias e empresas públicas do Ceará, além de jornalistas, pesquisadores acadêmicos, líderes de organizações não governamentais, profissionais e estudiosos de tecnologia e cidadãos de Fortaleza que eram usuários dos sistemas disponíveis até então.

Também foi realizada uma oficina de design para contribuir com a pesquisa etnográfica do projeto. Para isso, cerca de 40 participantes foram divididos em cinco grupos. Cada grupo recebeu um tabuleiro que continha as Mesorregiões do Estado: Noroeste, Norte, Sertões, Centro-Sul, Sul, Jaguaribe e Região Metropolitana de Fortaleza. 

A partir desse mapa, os participantes poderiam indicar cidadãos de cada uma das regiões e explicar o porquê aquela pessoa poderia contribuir com o desenvolvimento do projeto na fase de pesquisa etnográfica. Outra opção era citar locais que pudessem ser fonte para a pesquisa, como hospitais, por exemplo. Com isso, foi possível organizar uma pesquisa etnográfica que percorreu 4,4 mil quilômetros, passando por 30 cidades.

A falta de alinhamento prévio dos participantes de um projeto de tecnologia pode resultar em grandes prejuízos. Quando os participantes não têm uma compreensão clara do papel que desempenham ou da solução em si, pode haver desmotivação e baixa produtividade no projeto de tecnologia.

Para evitar isso, o especialista em design estratégico da Caienal, Daniel Lucas, reforça que é crucial garantir que a comunicação detalhe bem os objetivos, e que a agenda e o que se espera de cada participante sejam alinhados. “A introdução e contextualização nas oficinas de design é importante. Além disso, manter uma comunicação clara e contínua é imprescindível, para que todos tenham visão do cronograma e entendam onde estamos, quais são os próximos passos e até onde vamos”, completa.

Quer saber mais sobre as oficinas de design da Caiena? Então conheça a nossa metodologia Caiena SEED, consultoria em que aliamos métodos de design centrado no ser humano, como design thinking e metadesign, à estratégias de negócio e experiência do usuário para elaborar uma solução eficaz e adequada ao contexto.