Como escolher o software de gestão de compras

Continuando nossa conversa sobre gestão de fornecedores no Blog da Caiena, chegou o momento de entender como escolher o software de gestão de compras que melhor atenda às suas necessidades. A tomada de decisão deve ser baseada em muitos fatores, e listamos os principais deles aqui, para que esta tecnologia seja uma aliada para seus objetivos.

Existem muitas vantagens e recursos ao adotar um software para gestão de compras no dia a dia da cadeia de suprimentos. Essa solução contribui com a automação das tarefas e a otimização do tempo, eleva a produtividade e satisfação ao trabalhar, ajuda a organizar as prioridades e ainda possibilita a criação de históricos sobre as operações e os fornecedores, por exemplo.

Além disso, alguns softwares para compras possibilitam atualizar a gestão de fornecedores com uma melhor visualização dos dados, por meio de elementos gráficos que facilitam a navegação. E, para completar, seus recursos agregam mais segurança e transparência aos processos, uma vez que muitos recursos hoje são usados para garantir que informações não sejam manipuladas ou acessadas por pessoas indevidas.

Mas, em meio a tantas vantagens, é importante saber o que considerar na hora de escolher o melhor software de gestão de fornecedores. Conheça nessa leitura algumas orientações, baseada na experiência da Caiena com projetos do tipo, que vão te ajudar a realizar a melhor tomada de decisão. Navegue pelo conteúdo:

3 perguntas para orientar a escolha do software de gestão de compras

1. Como é a experiência do usuário ao utilizar essa tecnologia?

2. Como um software de compras garante a segurança das operações com fornecedores?

3. As ferramentas deste software de compras realmente atendem às necessidades do meu dia a dia?

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Listamos aqui no Blog da Caiena três perguntas essenciais para você responder ao avaliar qual o melhor software de gestão de compras para suas necessidades. Confira!

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Um software de gestão de fornecedores deve ser uma tecnologia com usabilidade amigável, ou seja, que permita que pessoas com todos os níveis de letramento digital a usem sem dificuldade. Isso porque é uma ferramenta que visa simplificar os processos, e não complicar ainda mais. Então, ao escolher o seu software de gestão de compras, certifique-se que ele tem as ferramentas e recursos necessários para suprir as necessidades de quem o utilizará. 

Para isso, certifique-se de que o desenvolvimento deste software para compras foi baseado em testes com usuários. Temos como exemplo o sistema que criamos na Caiena para atender à equipe da empresa Movida - Aluguel de Carros, uma das maiores no mercado de locação do Brasil. Desenvolvemos o Sistema de Gestão de Manutenção e Fornecedores (GMF), que visava otimizar o acompanhamento e realização de manutenção da frota. 

Para a criação deste sistema, foram realizadas oficinas para mapeamento de processos e stakeholders. Os encontros envolveram as pessoas que eram responsáveis por solicitar a manutenção necessária para cada automóvel da Movida. Em seguida, foram aplicados princípios de usabilidade e experiência dos usuários para elaborar o design do sistema. E ao final, uma longa etapa de validação e testes aconteceu com usuários in loco, na operação do negócio.

Uma forma de certificar-se de que um software para gestão de fornecedores atende às suas necessidades de segurança da informação é verificando quais tecnologias ele utiliza para isso. Se esta solução contar com a tecnologia blockchain, por exemplo, todos os dados que serão cadastrados no software para compras serão registrados em seu estado original. Com isso, não existe a possibilidade de edição ou alteração, e a confiabilidade do sistema está garantida.

A tecnologia blockchain foi usada no SOL - Solução Online de Licitação, o primeiro aplicativo de licitações públicas brasileiro a utilizar a tecnologia blockchain. Ele foi desenvolvido pela Caiena para suprir as demandas de cooperativas dos Estados da Bahia e Rio Grande do Norte. Hoje, o SOL também está sendo usado pelo Estado da Paraíba. 

Além da blockchain, o SOL possui recursos que agregam mais segurança e transparência para as negociações, pois automatiza as conexões e ainda reduz a necessidade de encontros presenciais ou troca de correspondência, otimizando o transporte e tempo necessário para as compras. 

Já são mais de 1,1 mil cooperativas e associações utilizando o SOL, além de 1,8 mil fornecedores cadastrados. E mais de R$30 milhões foram movimentados pelos contratos efetivados pelo aplicativo. Então, ao escolher a solução para suas necessidades, verifique se ela possui recursos que agreguem esses benefícios para a segurança das suas operações também.

Vale reforçar ainda que softwares de gestão de compras de alta qualidade contribuem com a redução de erros e custos das atividades. Afinal, com uma melhor organização dos dados, os riscos de falhas e outros problemas operacionais diminuem.

Além da segurança e da usabilidade, é importante verificar se as ferramentas disponíveis neste software para compras vão realmente suprir as suas necessidades no dia a dia de trabalho da cadeia produtiva. Isso porque sabemos que muitas tecnologias “prometem” entregar dezenas de recursos, porém, às vezes você precisa de “poucos e bons” para realizar o trabalho de maneira assertiva.

Pensando nisso, ao escolher o seu software para gestão de fornecedores, verifique se nele você consegue realizar a descrição e fontes de suprimentos, bem como registrar e organizar essas informações de forma com que consiga acessar os dados que precisar com agilidade, onde e quando quiser. 

Atente-se também se a solução vai ao encontro das suas possibilidades de conectividade -  se está otimizado para uso do computador até a versão mobile, por exemplo. 

Para completar, avalie ainda se essa solução possui tecnologias para manter o bom relacionamento com seus fornecedores, possibilitando acompanhar ordens de compras de produtos e serviços. Assim, ficará mais fácil identificar possíveis oportunidades comerciais e garantir parcerias com fornecedores que possibilitem o crescimento dos resultados.

Gostou das nossas dicas sobre software para compras? Esperamos que elas contribuam com a forma como você realiza sua gestão de fornecedores. Até mais!