Como atualizar a gestão de fornecedores

Sua gestão de fornecedores está atualizada com as novas demandas? Então, que tal pensar na possibilidade de renovar os processos, incluindo por exemplo o uso de software de gestão de compras, ou outros recursos que otimizem o seu trabalho?

Essa tomada de decisão pode gerar impactos positivos no seu dia a dia. Sabemos que mudanças são desafiadoras, mas aliar tecnologia e inovação às atividades promove grandes oportunidades de melhorias. Entre as vantagens, estão escalabilidade, avanços na produtividade, mais velocidade e também o aumento da segurança no dia a dia.

Neste conteúdo, falamos sobre a gestão de fornecedores e apresentamos dicas de como atualizar os processos com tecnologia. Confira os insights baseados na experiência da Caiena com o desenvolvimento de softwares para compras. Navegue pelo conteúdo:

• Gestão de fornecedores: o que é e boas práticas
• Dicas para atualizar a gestão de fornecedores com tecnologia
• Comece a sua atualização com a Caiena

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Quando falamos sobre gestão de fornecedores, nos referimos às atividades de gerenciamento e integração necessárias para colocar em prática uma cadeia produtiva. Como explica a Fundação Nacional de Qualidade (FQN) nesta cartilha, a gestão de fornecedores inclui o acompanhamento de matéria-prima, suprimentos e produtos intermediários usados nos negócios. 

Cabem às pessoas gestoras de fornecedores, ainda segundo a Fundação Nacional de Qualidade, realizar funções como assegurar a descrição completa das necessidades da empresa, fazer a seleção das fontes de suprimentos, apurar informações sobre precificação dos produtos e serviços, realizar e acompanhar as ordens de compras; verificar documentações; registrar as atividades em um histórico para consultas necessárias, e manter um bom relacionamento com os fornecedores. 

Logo, a gestão de fornecedores é fundamental para as estratégias de toda organização, porque impacta diretamente na produção e na oferta de serviços, refletindo na qualidade, no atendimento da demanda e até mesmo nos valores dos produtos, por exemplo. Sendo assim, a gestão de fornecedores reflete diretamente na competitividade, no relacionamento e na saúde financeira dos negócios. Portanto, os processos precisam se manter atualizados com as necessidades do cliente e do mercado atual.

Hoje, com o avanço das tecnologias, a gestão de fornecedores tornou-se uma atividade ainda mais crucial e ágil. A conectividade possibilitou a contratação de produtos e serviços de diversas localidades, não só da região de atuação, o que reflete em pontos como maior qualidade e personalização do que será ofertado, mais velocidade no atendimento das demandas, entre outras vantagens.

Todavia, isso também exige maior atenção das pessoas gestoras na seleção das compras, tornando essa atividade cada vez mais criteriosa. Desta forma, podemos dizer que comprar não é simplesmente adquirir um novo produto e serviço, efetuando uma simples cotação de preços, mas sim realizar uma análise completa de indicadores como prazos, confiabilidade e custo-benefício, por exemplo.

Então, listamos a seguir diversas dicas de especialistas em gestão de fornecedores para você atualizar seus processos com tecnologia e melhorar a atuação no dia a dia. Elas foram  compartilhadas pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), pelo portal Administradores, pela Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), e também são baseadas na experiência da Caiena no desenvolvimento de softwares de gestão de compras.

Pesquisa e cadastro

Antes de qualquer compra, saiba quem são e qual o histórico do atendimento prestado por este fornecedor. Neste sentido, você pode atualizar seus processos realizando buscas digitais, em sites, nas redes sociais, em plataformas de feedbacks sobre atendimentos, solicitando informações por e-mail, entre outros canais online. 

Informe-se sobre pontos como pontualidade, qualidade do produto, valores, formas de pagamento, possibilidades de contato e atendimento, e registre esses dados em um cadastro digital, um ambiente online que consiga acessar sempre que precisar realizar consultas sobre este fornecedor. 

Organização

Além de catalogar digitalmente os fornecedores, é interessante avaliar a experiência com cada um deles para tomar decisões mais rápidas em futuras demandas. Aqui, você pode realizar uma classificação de 1 a 10, estipulando uma nota para itens como preço, qualidade, pontualidade, entre outros que achar interessante para o seu cenário, até definir uma média. 

Então, faça o registro digital dessas informações, em planilhas ou em sistemas com módulos de gestão de fornecedores, e organize a listagem a partir das maiores notas. Assim, ficará mais fácil e rápido encontrar o melhor fornecedor para sua necessidade quando ela surgir. Não se esqueça de atualizar essa listagem conforme realizar novas compras.

Software de gestão

Um software de gestão de compras possibilita trabalhar com fornecedores de forma mais rápida e com qualidade. Isso porque essa tecnologia automatiza diversas tarefas, possibilitando que você dedique mais tempo a outras atividades que exigem mais da sua atenção, por exemplo.

Hoje, os softwares de gestão de compras são desenvolvidos com fluxos de navegação que possibilitam trabalhar com facilidade, pois consideram princípios de usabilidade e de experiência do usuário que otimizam as atividades de acordo com cada especificidade da gestão. Alguns oferecem até recursos para que a escolha e contato com o fornecedor seja automatizada quando houver a necessidade de contratação, enquanto a pessoa gestora só precisa acompanhar os processos em andamento.

Blockchain

Se você já trabalha com um software de compras na sua gestão de fornecedores, pode aprimorar esse processo optando por tecnologias com blockchain. Porque, desta forma, todos os dados cadastrados no software serão registrados em seu estado original, sem possibilidade de edição ou alteração, garantindo confiabilidade ao sistema.

Além de otimizar a conexão entre fornecedores, a blockchain contribui com processos em sistemas complexos de transporte e na distribuição de produtos e serviços, como já explicamos aqui no Blog da Caiena, quando abordamos a blockchain como solução para o varejo.

Se você deseja saber mais sobre como atualizar sua gestão de fornecedores, conte com a Caiena. Nossa consultoria de tecnologia e design pode ajudar você a aperfeiçoar ou criar produtos, serviços e processos. Sabemos como desenvolver soluções que contribuem com a implementação de novos métodos de trabalho e que superam desafios de diversos negócios. 

Um exemplo de nossa experiência em gestão de fornecedores é o Sistema de Gestão de Manutenção de Frota e Fornecedores desenvolvido para a Movida Aluguel de Carros. Também somos criadores do SOL - Solução Online de Licitação, aplicativo para licitações que conecta cooperativas da agricultura familiar a fornecedores e garante praticidade e transparência nos processos de compras públicas. Para saber mais, confira nossos Cases no site.