Cerimônias ágeis: o que são e como praticar na gestão de projetos

Pense no tempo dedicado aos seus projetos e em quantas “reuniões que poderiam ser um e-mail” você já realizou com a equipe e os stakeholders. Essa troca de feedbacks, quando não é eficiente, pode gerar muitos desperdícios. Não é só perda de tempo, como também reflete no mal uso de finanças e das nossas habilidades mentais, uma vez que isso influencia na satisfação, bem-estar e uso assertivo da atenção, entre outros fatores. É por isso que precisamos falar sobre as cerimônias ágeis e como praticá-las na gestão de projetos.

Essa prática, assim como outras da metodologia ágil Scrum, pode mudar os rumos de um projeto. Tanto é que, aqui na Caiena, temos o costume de presentear nossos talentos com o livro “Scrum: A Arte de Fazer o Dobro do Trabalho na Metade do Tempo”, de Jeff Sutherland e J.J. Sutherland, quando iniciam com a gente.

No livro “Scrum”, os autores observam que o mal aproveitamento dos encontros em projetos pode ser o principal divisor de águas entre um negócio de sucesso e um fracasso. Logo, realizar cerimônias ágeis eficientes equivale a encontros que não priorizam só a velocidade, mas o uso equilibrado do tempo para alcançar a alta performance.

Navegue pelo conteúdo:

• A história das metodologias ágeis
• As cerimônias ágeis do Scrum
• Metodologia ágil em projeto da Caiena

As metodologias ágeis surgiram a partir dos anos 1980, em meio aos avanços dos projetos de tecnologia. As abordagens tinham como objetivo acelerar as entregas de forma com que a qualidade também aumentasse. Assim, foram desenvolvidas técnicas para aumentar a colaboração entre equipes e stakeholders, e as práticas passaram a contribuir com a redução de impedimentos e outros problemas comuns em casos de mudanças nos planos.

Aos poucos, especialistas lapidaram esses métodos ágeis, que hoje são aplicados em diversos processos e setores, não só na tecnologia. Temos como exemplos de metodologia ágil o Scrum e Kanban – que usamos nos projetos da Caiena, Extreme Programming (XP), Lean Software Development, Crystal, DSDM (Dynamic Systems Development Method), FDD (Feature-Driven Development)... 

A lista é longa, e cada uma dessas metodologias têm um foco específico. Portanto, não existe uma metodologia melhor que a outra, mas sim a que melhor se encaixa na sua realidade e atende aos seus objetivos. Inclusive, muitas delas são guiadas pelos princípios do manifesto ágil, documento lançado nos anos 2000 com os principais argumentos priorizados nesses métodos.

Aqui na Caiena, entendemos que sem as cerimônias não é possível ter o alinhamento e fortalecimento das relações das equipes de tecnologia. Pensando nisso, adotamos o uso das cerimônias indicadas pela metodologia ágil Scrum, que considera que as entregas de um projeto devem ser parciais e ocorrer ao longo do trabalho, ao invés de uma única entrega ao final. 

Bianca Rocco, coordenadora de projetos da Caiena, ressalta a importância dessa prática nos projetos. “Estes encontros, mais do que reuniões, são oportunidades críticas para efetuar ajustes, celebrar conquistas e para assegurar a coesão entre todos os membros da equipe". 

Um exemplo disso foi compartilhado na nossa página 20 Anos de Histórias pela Rosangela Sanches. Ela atuava como líder de Dados e Análise de TI para a América do Sul da Monsanto-Bayer quando realizamos o projeto SHIP e se surpreendeu com nosso trabalho baseado em metodologias ágeis.

Logo, ao falar de cerimônias ágeis, nos referimos a encontros realizados em diversos formatos, que resumimos a seguir.

‍Sprint

Quando comemoramos o 100º sprint realizado no projeto Observatório da Educação Profissional e Tecnológica (EPT), junto ao Itaú Educação e Trabalho, publicamos um conteúdo completo sobre o que é e como fazer esse encontro. A Jully Marinho, coordenadora de projetos da Caiena, destacou nessa ocasião que o sprint é um rito do manifesto ágil Scrum que possibilita às equipes trabalharem de forma mais objetiva. Ela compartilhou um breve resumo de como fazê-lo.

‍‍“No Observatório da EPT, por exemplo, os sprints têm duração de dez dias. Sempre que vamos planejar o sprint, fazemos a priorização com foco em executar o que deve estabelecer maior valor para nossos usuários. Durante o ciclo de dez dias, realizamos alinhamentos constantes entre o time. Isso nos ajuda a identificar a evolução das entregas para que possamos prever mudanças necessárias e ajustar o caminho, se for preciso. Ao final, realizamos o review do sprint junto aos stakeholders responsáveis pelo projeto, com o intuito de validar as construções e a efetividade das funcionalidades para o negócio”.

^{Jully Marinho, coordenadora de projetos da Caiena.}

A Bianca Rocco complementa a explicação da Jully afirmando que um sprint tem função de "avaliar o progresso, identificar melhorias e reconhecer sucessos, garantindo que a equipe esteja alinhada e motivada, em cerimônias de cerca de uma hora de duração”.

Pré-planning e planning

Dentro do sprint estão também as cerimônias ágeis de pré-planning e planning, voltadas ao planejamento do projeto, e que têm duração mais longa, prevista para além de uma hora. O pré-planning é realizado para garantir que a revisão do planejamento seja feita, considerando as metas, prioridades, complexidade e time envolvido. “É o momento de identificar possíveis cenários de impactos nas metas”, ressalta a coordenadora de projetos da Caiena. Em seguida, acontece a planning, para garantir que todos esses itens prioritários para o próximo sprint estejam alinhados com os objetivos estratégicos. 

Daily

Ao longo do projeto, a equipe também se reúne para uma conversa de, no máximo, 15 minutos, que é chamada de “Daily” (em tradução literal, “diariamente”). Conforme explicam os autores no livro “Scrum”, essa cerimônia ágil deve esclarecer a todos como o trabalho está avançando e abrir oportunidades para contribuições caso haja algum obstáculo impedindo o desenvolvimento de alguma atividade. O encontro é baseado em três perguntas: 

• Quais atividades você desenvolveu ontem e que contribuem para o sucesso desse sprint? 
• Quais atividades você fará hoje e que contribuem para o sucesso desse sprint? 
• Há algum obstáculo que esteja te impedindo ou impeça a equipe de alcançar o sucesso nesse sprint? 

O livro “Scrum” também aconselha que “quando se trata de reuniões para verificar como vai o trabalho, uma vez por dia é suficiente. Junte sua equipe durante 15 minutos na reunião diária, analise o que pode ser feito para aumentar a velocidade e coloque isso em prática”.

Como dissemos no começo, usamos os métodos Scrum e Kanban na Caiena pois essa escolha garante mais qualidade e velocidade nas entregas. Isso tem relação com a nossa cultura de confiança – estimulamos que os colaboradores apliquem técnicas que gerem mais satisfação e bem-estar. 

A excelência é uma das consequências dessa prática, pois mesmo diante de mudanças de cenários, conseguimos nos adaptar à realidade do cliente e do contexto, mantendo a agilidade, o foco na melhoria contínua e priorizando a entrega de valor para as pessoas envolvidas dentro e fora do projeto. 

Seguimos valorizando a experimentação nos projetos da Caiena e a aplicação de técnicas que permitem visualizar o resultado final do produto digital antes mesmo do desenvolvimento acontecer, como por meio das cerimônias ágeis e outras práticas. Isso diminui o risco de imprevistos e traz mais clareza ao trabalho.