Todo projeto começa com mais ideias do que tempo. A questão não é o que fazer, mas o que fazer primeiro, por quê, e como garantir que todo o time entenda isso da mesma forma.
Na Caiena, aplicamos backlog em projetos de desenvolvimento de software com clientes do setor público, privado e terceiro setor há mais de duas décadas. O que aprendemos nesse tempo é que quando o backlog falha, há falta de clareza sobre quem decide o que entra nele e em qual ordem.
Backlog é um termo comumente usado nos métodos ágeis de gestão para se referir à lista de tarefas necessárias para a entrega de um produto. No entanto, não se trata simplesmente de um sinônimo – o termo engloba técnicas de organização e priorização que o tornam um dos artefatos mais importantes na realização de um projeto ágil bem sucedido.
No livro "Scrum: A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo", de Jeff Sutherland, o termo backlog é definido como:
"Uma lista de tudo que precisa ser construído ou realizado para que a visão (do projeto) se torne realidade."
Quais itens fazem parte de um backlog?
No contexto do desenvolvimento de software, em que criar um backlog é bastante comum, podemos pensar, inicialmente, em quatro tipos de itens:
- O conjunto de desejos dos stakeholders do projeto, que costumam se dividir entre funcionalidades e interfaces do sistema;
- As atividades técnicas mapeadas pelo time de desenvolvimento e que são indispensáveis para o bom funcionamento do software;
- Itens de melhoria contínua que surgem de acordo com os testes de funcionalidades e costumam estar relacionados a questões de usabilidade e performance;
- Os conhecimentos específicos que precisam ser adquiridos para desenvolver o produto.
Para que ter um backlog ao invés de uma lista de tarefas tradicional?
O objetivo do backlog é gerar mais transparência durante o desenvolvimento de um projeto, nivelar o entendimento de todos os envolvidos sobre o que é preciso fazer e, especialmente, maximizar a possibilidade de constantes avaliações e adaptações das tarefas durante todo o processo.
Para que cumpra seu objetivo, um backlog de produto precisa se estruturar a partir de certas regras:
- Ele deve ser a única fonte de demandas e tarefas do projeto. Tudo que precisa ser feito deve estar listado e ordenado nele;
- O backlog deve ser administrado por uma única pessoa. No scrum, esse profissional costuma ser o Product Owner – mas não se preocupe com o termo, neste texto te explicamos tudo sobre ele;
- Muitos times trabalham em conjunto para entregar um produto. Por isso, o backlog pode ser organizado por atributos que agrupam itens de desenvolvimento, itens de design, itens de gestão do projeto e assim por diante;
- Os itens do backlog devem conter descrição, ordem, estimativa e valor, e só são considerados concluídos quando podem ser efetivamente testados ou demonstrados;
- O backlog é vivo e nunca está completo. Um bom produto é aquele que melhor atende às necessidades dos usuários, e isso exige que seu projeto seja maleável. Por isso, o backlog está sempre em aberto, se transformando a partir dos constantes testes e feedbacks que reinformam as prioridades e os valores que o produto realmente precisa entregar.
Na prática, um dos maiores desafios que encontramos em projetos é a tendência de transformar o backlog em uma lista de desejos acumulados: tudo entra, pouca coisa sai, e o time perde a referência do que realmente importa. O refinamento constante não é um ritual burocrático: é o que mantém o backlog vivo e útil. Nos projetos da Caiena, reservamos tempo fixo de refinamento em todo ciclo justamente porque sabemos que um backlog desatualizado cria mais confusão do que uma lista informal.
Organização, priorização e refinamento de itens
Os itens de um backlog são partes da entrega de um produto. Esses itens começam como uma ideia ampla e pouco detalhada que deve ser desdobrada em pontos cada vez menores e mais específicos.
Itens em diferentes etapas de detalhamento possuem diferentes nomenclaturas e características:
- Um item grande é comumente chamado de épico ou tema. Possui uma entrega de valor clara, ainda que pouco detalhada, e algumas hipóteses quanto à solução que deve gerar. Nessa etapa, não se sabe "como" ele será construído nem do que ele é composto;
- Um item médio é chamado de funcionalidade ou recurso. Nessa fase já há um maior conhecimento sobre a entrega de valor e de "como" ela será construída. Também constroem-se protótipos para validar as ideias e depois desdobrá-las em pedaços menores;
- Os itens pequenos são chamados de estórias de usuário – são itens que estão prontos para entrar em desenvolvimento. Toda a equipe técnica participa da preparação desses itens, pois é o time que compreende a complexidade e o tempo de trabalho que as tarefas de desenvolvimento exigirão.
Veja na imagem uma representação do que é chamado de refinamento do backlog:
O ciclo de um item no backlog – da ideia inicial à funcionalidade entregue
Itens de diferentes tamanhos e em diferentes etapas de detalhamento coexistem no backlog. O Product Owner realiza o trabalho constante de analisar ideias ou demandas abrangentes que chegam tanto das equipes do projeto quanto dos stakeholders, compreender o valor e a complexidade de cada uma e coordenar o processo de desdobramento do item em tarefas mais específicas.
Então, os itens do backlog do produto começam como uma tarefa grande, complexa e pouco detalhada (chamada de "épico" ou "tema"). A partir do trabalho conjunto dos times envolvidos e dos stakeholders, sempre coordenados pelo Product Owner, esses itens são desdobrados, detalhados e priorizados, passando para o estágio de funcionalidades e, posteriormente, de estórias.
As estórias são inseridas no backlog do sprint – que é um ciclo de trabalho de curta duração. Cada sprint (ciclo de trabalho) possui seu próprio backlog composto por itens pequenos (estórias) a serem desenvolvidos naquele período.
Ao final do ciclo, os itens do backlog do sprint são demonstrados e testados pelos clientes e, eventualmente, pelo usuários finais do produto. A partir dos feedback, novos ajustes, mudanças e demandas surgem. Eles são analisados e, sempre que faça sentido, inseridos no backlog do produto. Então, assim como os itens iniciais, eles são detalhados, priorizados e inseridos nos backlogs dos próximos sprints.
Esse constante movimento, que é característico das metodologias ágeis com entrega contínua, depende da boa construção e gerenciamento do backlog. E essa abordagem gera produtos que atendem muito melhor as necessidades dos clientes e que demandam menos retrabalho, menos gastos desnecessários e menos tempo de desenvolvimento.
Na prática: veja um exemplo detalhado e real do refinamento e priorização
Já apresentamos aqui no Blog um exemplo prático e detalhado do processo de refinamento e priorização dos itens do Backlog, confira aqui. Vale reforçar que ajustamos o uso do backlog de acordo com o contexto de cada projeto — o que funciona depende do problema, do time e do momento. Se você está tentando descobrir como isso se encaixa no seu caso, a gente gosta de começar entendendo o contexto antes de propor qualquer coisa. Vamos conversar!
Texto publicado originalmente em 08/10/2018 e atualizado pela última vez em 06/2026.
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