Caiena e Estado da Paraíba: como novo sistema de gestão beneficiará 135 mil servidores e pensionistas

Quem passou pela página 20 Anos de Histórias da Caiena já conhece o SIGRH - Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos. Estamos à frente do desenvolvimento do sistema de gestão de folha de pagamento do Governo do Estado da Paraíba desde 2018. Hoje, ele está em fase de implantação, mas, como tudo que envolve tecnologia, suas evoluções não param.  

Em sete anos de trabalho, o SIGRH acompanhou os avanços da modernização da gestão da Paraíba e se tornou um marco nas duas décadas da Caiena. Essa jornada é recompensadora, principalmente quando pensamos em seu impacto na transformação digital no setor público. 

A implementação do SIGRH traz ganhos para a vida de muitas pessoas, e já temos números que comprovam esse impacto. Hoje, o sistema de gestão está em fase de implantação para cerca de 135 mil usuários, e melhorou muitos processos do setor público paraibano. Ele segue em constante atualização, para atender precisamente às demandas de servidores e, consequentemente, dos cidadãos.

Explicamos aqui no Blog da Caiena o que é o novo sistema de gestão de recursos humanos e folha de pagamento e como ele materializa a transformação digital no Estado da Paraíba. Para isso, contamos com Paulo Urgal, sócio e diretor de Tecnologia da Informação da Caiena, e José Wilas, coordenador de projetos, que participam ativamente do projeto desde o seu início.

Navegue pelo conteúdo:

• Transformação digital no setor público
• SIGRH: o novo sistema de gestão de RH da Paraíba
• Benefícios do SIGRH na transformação digital da Paraíba
• O que o SIGRH oferece?‍

Acompanhamos a transformação digital no setor público de perto desde a formação da Caiena, há 20 anos, quando a empresa ainda era sediada na incubadora de base tecnológica da Unesp de Rio Claro (SP). Com parceiros experientes no setor público, criamos soluções para municípios e estados, como o novo Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos (SIGRH) do Estado da Paraíba. 

Porém, antes de falar do SIGRH, é importante contextualizar o cenário de transformação digital no setor público brasileiro. Isso ganhou mais força a partir da década de 2010, como já contamos aqui no Blog da Caiena. Com a pandemia de Covid-19, os processos foram acelerados para que os diversos serviços presenciais ocorressem de forma online. 

Mas essa modernização ainda precisa lidar com entraves como a desigualdade entre regiões do Brasil; as burocracias frequentemente associadas ao setor público; o planejamento de boa gestão de dados e privacidade; e a necessidade de uma mentalidade digital nos governos, para que a mudança seja efetiva e gere bons resultados. Vale lembrar que a transformação digital a longo prazo não é um desafio restrito ao setor público. Isso também envolve a iniciativa privada e o terceiro setor.

As mudanças nesse cenário já têm gerado impactos no Brasil. Um exemplo disso, de acordo com o Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI), é a integração de dados entre diferentes sistemas a partir do Conecta GOV.BR. A tecnologia já atingiu uma redução de gastos de cerca de R$ 8 bilhões entre 2023 e 2025. Hoje, as conversas sobre transformação digital no setor público também envolvem avanços relacionados à inteligência artificial. O MGI anunciou que pretende investir R$23 bilhões em uma política voltada às IAs. Com esses dados, fica mais fácil entender o quanto o cenário impacta na vida dos brasileiros.

Quando chegamos à Paraíba para iniciar o novo sistema de gestão, em 2018, o Estado utilizava uma tecnologia criada nos anos 1980 para lidar com as informações de recursos humanos e gerar a folha de pagamento. Como novos tempos trazem novos desafios, havia chegado a hora de modernizar esse sistema para atender às demandas atuais.

O SIGRH foi desenvolvido pela Caiena sob medida, com funcionalidades que trazem uma visão ampla e transparente sobre as rotinas operacionais das estruturas administrativas do Governo da Paraíba no tocante a gestão de RH e folha de pagamento. O sistema é composto por três plataformas desenvolvidas pela Caiena, que somam 290 funcionalidades. Os ambientes são:

• Sysadmin - Plataforma de Administração do Sistema: criada para o gerenciamento dos empregadores que utilizam o sistema. Disponibiliza os parâmetros comuns a todos os empregadores e  usuários, e pode ser usada para realizar consultas de auditoria;
• Plataforma de Gestão de RH e Folha de Pagamento: permite ao gestor de cada empregador gerenciar seus colaboradores, folhas de pagamento e os créditos bancários;
• Portal do Servidor: possibilita aos servidores acessar seus dados básicos, funcionais e suas informações financeiras.

Outro grande diferencial do SIGRH é que ele está adequado e integrado ao eSocial. Desta forma, o sistema de gestão garante a confiabilidade na gestão de pagamentos, já que padroniza as rubricas aplicadas em cada holerite mensalmente.

O SIGRH é um sistema web, com interface gráfica pensada nas necessidades dos usuários, e desenvolvido com tecnologias modernas para ser acessado de qualquer lugar, do computador ao acesso mobile. Tudo isso resulta em um tempo de processamento adequado às condições atuais.

Com a utilização do SIGRH ainda em 2024, na etapa de testes, já foi possível perceber o potencial de impacto da solução, devido a amplitude do universo envolvido. Foram 290 funcionalidades do sistema de gestão utilizadas por três empregadores diferentes para um total de 360 mil registros de servidores e pensionistas, divididos em 19 categorias de vínculos funcionais (efetivos, comissionados, militares, aposentados e pensionistas, entre outros).

Somando operadores e servidores que utilizam apenas o Portal do Servidor, o SIGRH conta com mais de 117 mil usuários. Além disso, foram geradas folhas de pagamentos em algumas competências, com a execução realizada por 186 operadores, em dois empregadores, simultaneamente. No recorte apenas do mês de fevereiro, o valor bruto das folhas ultrapassou os R$660 milhões, para um universo de aproximadamente 117 mil matrículas.

Personalizado para os servidores

Desenvolvido com design centrado nas pessoas, o SIGRH garante a aderência no uso e eficiência. Os servidores participaram de todo o processo de construção e validação das funcionalidades do sistema de gestão conforme são desenvolvidas.

Tomada de decisão estratégica e de confiança

Os gestores poderão cruzar informações e gerar relatórios, de maneira rápida e descomplicada, apoiando o processo de tomada de decisão. E a centralização das informações garante que os processos ocorram de maneira padronizada, evitando inconsistências.

Modernização

O desenvolvimento de uma solução customizada traz modernização e aumentará a capacidade de gestão do Estado da Paraíba, atendendo aos padrões tidos como referência no cenário mundial de tecnologia.

Integridade e transparência

As regras que compõem a remuneração de cada servidor são auditáveis, explícitas e seguidas de maneira automática a cada mês. Isso garante integridade e transparência na geração da folha de pagamento.

Autonomia

Transferência de tecnologia, de forma que a sua equipe técnica se aproprie do conhecimento e garanta a evolução contínua do sistema.

Conheça algumas ferramentas desenvolvidas pela Caiena para o Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos para o Estado da Paraíba:

• Meu Kanban: ao selecionar um empregador, o usuário é redirecionado para a área “Meu Kanban”, onde visualiza a lista das atividades atribuídas a ele. A ferramenta utiliza conceitos da metodologia ágil Kanban para organizar as atividades em listas de "A Fazer", "Em Andamento" e "Concluído", auxiliando na gestão do trabalho;
• Estruturação dos Benefícios Previdenciários e de Pensões Especiais: atende à gestão dos cadastros de beneficiários de maneira clara, transparente, auditável e totalmente adequada às exigências do eSocial e dos órgãos de controle externo.
• Estruturação de Carreiras Funcionais: recurso que possibilita a leitura e interpretação de leis, decretos e portarias, possibilitando uma gestão de RH completa, autônoma e eficiente;
• eSocial: permite criar e gerir os eventos do eSocial do empregador. Também pode ser usada para fazer a validação dos dados, conectar o mensageiro, mostrar a situação do retorno do eSocial, o número do recibo, os dados do evento e o JSON como ocorrência para o mensageiro;
• Módulo de Auditoria: permite a verificação de todas as movimentações funcionais ou financeiras que afetem a folha de pagamento e a gestão das operações por meio do mecanismo de aprovação, reprovação e notificação do usuário responsável;
• Meu Financeiro: funcionalidade disponível no Portal do Servidor que facilita a consulta de dados como demonstrativos, ficha financeira e informe de rendimento dos servidores.

Esses são só alguns exemplos das 290 funcionalidades do SIGRH. O sistema de gestão é mais um exemplo de projeto da Caiena criado a partir de técnicas de design centradas nas pessoas. Os servidores participaram de todo o processo de construção e validação das funcionalidades.

A centralização das informações sobre os servidores, fluxos e regras de negócios tem como objetivo garantir que os processos ocorram de maneira padronizada, evitando inconsistências. Além disso, os gestores também podem cruzar informações e gerar relatórios, de maneira rápida e descomplicada, apoiando o processo de tomada de decisão e a transparência na gestão de informações do setor público.

Vale reforçar que o SIGRH também tem diferentes níveis de acesso, dando a cada usuário as permissões que correspondem às suas atribuições. Em caso de mudanças substanciais nas responsabilidades do operador, o acesso é bloqueado imediatamente.

O sistema de gestão de folha de pagamento e recursos humanos ainda possibilita o controle de vários empregadores diferentes, com independência, autonomia, e preservando suas especificidades com o funcionamento paralelo, porém com base de dados única e integrada.

“O SIGRH, além de melhorar o trabalho através do uso de tecnologias modernas, amplia a capacidade de gestão e administração de pessoal, gerando economia, agilidade, transparência nas informações e procedimentos, controle efetivo das despesas com folha de pagamento e adequação às exigências dos órgãos de controle”.

^{José Wilas, coordenador de projetos da Caiena}

O relato acima do José Wilas foi compartilhado na página 20 Anos de Histórias da Caiena. Acesse o conteúdo especial para saber mais sobre os impactos desse projeto e outros desenvolvidos para o setor público.