Se você atua na área de Recursos Humanos é provável que já tenha ouvido falar a respeito do eSocial. No entanto, este tema vai além do âmbito do RH e diz respeito a uma tecnologia criada pelo governo federal com o objetivo de modernizar e aperfeiçoar os registros de empregadores e funcionários em todo o país. Neste texto, apresentaremos o contexto de criação do eSocial e os impactos de sua implementação.
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O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi criado pelo governo federal com o intuito de gerir, em um só lugar, os dados fornecidos por diversos órgãos, como a Receita Federal, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), a Caixa Econômica Federal e o Ministério do Trabalho. Assim, dados trabalhistas, previdenciários e fiscais poderão ser armazenados e geridos em um sistema integrado.
Como aponta a Associação Brasileira de Recursos Humanos, algumas das informações que passam a ser geridas no eSocial são: "vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais, informações sobre o FGTS", entre outros.
O eSocial não prevê alteração na atual legislação trabalhista, previdenciária ou fiscal. A mudança se dá apenas na organização, transmissão, recebimento e arquivamento dos dados. Por isso, uma etapa central da implementação do eSocial diz respeito à melhoria da fiscalização e auditoria dos processos.
Antes, a conferência de documentos se dava de forma manual; o serviço de auditoria só era feito quando requisitado; as informações encontravam-se isoladas; a fiscalização era feita de forma presencial e os registros encontravam-se em papel.
Depois da mudança, a conferência passa a ser de forma eletrônica, assim a auditoria é capaz de atuar de forma contínua e preventiva. Com as informações integradas no sistema, a fiscalização dos registros em meio eletrônico torna-se mais eficaz e segura, uma vez que os documentos seguirão um layout padronizado.
Com as informações integradas no eSocial é possível reconhecer mais facilmente as inconsistências e erros. Eles serão identificados pelos mecanismos de validação e cruzamento de dados. Consequentemente, será possível tomar as medidas necessárias.
Por meio do Decreto nº 8373/2014, o eSocial entrou oficialmente em vigor em janeiro de 2018. No entanto, as empresas não passaram a utilizá-lo de forma imediata, pois desde então há um cronograma de implantação em andamento. Vale a pena conferir em qual das etapas a sua empresa se encaixa.
O cronograma teve início em 2018 e deve ser finalizado em 2022. A ordem de implementação ocorre de acordo com quatro grupos de entidades e em quatro fases. O primeiro grupo compreende as entidades empresariais com faturamento anual superior a R$78 milhões – seu processo de implementação teve início em janeiro de 2018 e deve terminar até junho de 2021. O segundo grupo é composto por entidades empresariais com faturamento de até R$78 milhões no ano de 2016 e que não sejam optantes pelo Simples Nacional. Seu processo iniciou-se em julho de 2018 e deve terminar em setembro de 2021.
O terceiro grupo compreende empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos – o processo de implementação desse grupo teve início em janeiro de 2019 e deve terminar em janeiro de 2022. O quarto e último grupo diz respeito aos órgãos públicos e organizações internacionais, cuja implementação está prevista para iniciar em julho de 2021 e terminar em julho de 2022.
A integração de vários serviços em uma mesma plataforma será capaz de promover algumas mudanças positivas, tais como: simplificar e eliminar a duplicidade de informações nos sistemas, assegurar maior transparência aos contratos de trabalho, gerar ganho de produtividade e garantir segurança jurídica em operações que passam a ser padronizadas com o eSocial.
Segundo a Fecomercio, o não cumprimento dos padrões do eSocial pode implicar em autuações previstas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Ou seja, é preciso que as empresas e órgãos ajam de acordo com a fase correspondente de implementação do eSocial e que cumpram as atualizações referentes a cada uma delas. Um time alinhado quanto à importância de adaptação ao eSocial, e engajado com este desafio, é fundamental.
O eSocial é um sistema que prevê simplificar o processo de registro de informações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, integrando-as em uma só plataforma. Essa mudança na forma de registrar os dados está acontecendo de forma gradual – com início em 2018 e finalização prevista para 2022 – e será obrigatória às empresas e órgãos públicos para registro de seus servidores. O eSocial é uma solução do governo federal para uniformizar e centralizar as informações dos cidadãos, que antes se encontravam em sistemas distintos.
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